Gestão de pedidos: como melhorar seus processos

Seja qual for o ramo de atuação, a gestão de pedidos é um dos pontos-chave para o sucesso do seu negócio, seja ele físico ou online. Sabia que quando um negócio vai mal, a má gestão dos pedidos pode ser um dos motivos? É preciso pesquisar a fundo, claro, mas dando atenção para essa particularidade vai te salvar muita dor de cabeça. 

Então, como posso melhorar esse processo? A busca por uma gestão mais eficiente e eficaz é um desafio constante – tenha isso em mente. Ao optar por otimizar seus processos, a produtividade da equipe aumenta, você pode reduzir custos e ainda melhorar a qualidade dos produtos e serviços. Consequentemente, consegue alcançar melhores resultados.

Quer saber como fazer isso? Que tal darmos o primeiro passo? O artigo a seguir vai te ajuda a aprender a teoria e colocar em prática posteriormente. Vamos lá!

O que é gestão de pedidos

A gestão de pedidos é o controle e monitoramento dos processos adotados pela empresa durante um ciclo de vendas de um produto ou serviço. Isto é, começa a partir do momento em que o pedido é feito até que o produto seja entregue ao consumidor.

Pode até parece algo simples, mas durante uma única venda há várias etapas que demandam atenção para que o cliente saia satisfeito e volte a fazer negócio com você, confira: 

• Recebimento do pedido através do site, WhatsApp, aplicativos de entrega (como o iFood) e loja física.
• Processamento do pedido para verificar a disponibilidade do produto no estoque, cálculo do valor total e emissão da nota fiscal.
• Separação e embalagem, uma vez que o pedido é confirmado para organizar a logística de envio.
• Envio com a escolha da melhor forma de entrega (correios ou transportadora).
• Acompanhamento da entrega.
• Pós-venda para o atendimento ao cliente e esclarecer dúvidas ou resolver problemas com o pedido.

Por que olhar com atenção para a gestão de pedidos

A importância desse processo começa quando vemos os benefícios para ambos os lados: empresa e cliente. 

Para o cliente, é a garantia do recebimento no prazo e da forma correta — impactando diretamente na satisfação, aumentando a fidelidade e a chance de novas compras.

Para a sua empresa, significa obter uma boa saúde financeira e oportunidade de crescimento. Isso envolve vários pontos, como a redução de erros (envio de produtos errados, duplicidade de pedidos e atraso na entrega). 

Além disso, ao ter um controle mais preciso dos pedidos, seu estoque pode ser ajustado conforme a demanda real, evitando perdas por produtos encalhados no estoque ou faltas.

Seu negócio também se beneficia no que diz respeito a melhores tomadas de decisão. Ao obter melhor controle do processo, mais dados são gerados e permitem analisar o comportamento dos clientes e até identificar tendências de mercado para tomar decisões mais estratégicas.

Quando levamos todos esses pontos em consideração, vemos aumento da eficiência operacional, que deve ser o objetivo de todo e qualquer CNPJ, em qualquer setor. Assim, a imagem da sua empresa muda diante do mercado, investidores e cliente, passando a ser vista como mais organizada e séria. 

Como melhorar os processos de gestão de pedidos

Agora que você já sabe o que é a gestão de pedidos e sua importância, chegou a hora de entender os primeiros passos. A seguir, listamos algumas boas práticas, confira. 

Pesquise os melhores fornecedores

Para garantir a qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos seus clientes, comece pesquisando e comparando diferentes fornecedores para encontrar melhores preços, capacidade de produção, prazos de entrega mais curtos e condições de pagamento mais vantajosas.

Se o seu problema é a má comunicação com seus fornecedores atuais, dificuldade na gestão de compras, falta de transparência ou falta de informações em tempo real, os próximos parágrafos podem te ajudar.

Aqui na Qive, oferecemos o Portal de Fornecedores para que você encontre os melhores para a sua empresa. Funciona como um banco de dados que permite a pesquisa digitando o Nome Fantasia, CNPJ ou Razão Social. O portal também permite filtrar sua pesquisa pela localização da empresa, avaliação, CNAE e NCM.

Ao clicar em qualquer um dos resultados, uma nova página abre e você visualiza os dados gerais da empresa, incluindo a data de abertura, o quadro societário e o contato. Com a Qive, você pode criar cards com seus contatos mais próximos, facilitando a comunicação com o fornecedor. Além disso, é possível adicionar e acessar todos os documentos relevantes entre seu negócio e o fornecedor utilizado, centralizando o acesso e facilitando seu dia a dia.

Tenha um planejamento

Um bom planejamento vai ajudar a organizar todas as etapas do processo de gestão de pedidos, desde a recepção do pedido até a entrega do produto. Ao criar um, você:

• Define as etapas do processo;
• Estabelece prazos; 
• Aloca recursos; 
• Escolhe e classifica os indicadores de desempenho, como faturamento, recebimento, qualidade de atendimento, tempo médio de entrega e muito mais.   

Faça o controle de estoque

Se você busca maior controle dos pedidos do seu negócio, talvez você já tenha passado pelo encalhe ou falta de produtos, ou duplicidade de pedidos. Pensando nisso, as melhores decisões a serem tomadas estão em ferramentas para realizar um melhor controle.  

Estamos falando dos sistemas de gestão de estoque, etiquetagem de produtos e inventário periódico. 

O primeiro que citamos permite acompanhar a entrada e saída dos pedidos, emitindo relatórios e alerta para a reposição, no caso de produtos. A etiquetagem com código de barras ou QR code faz com que cada item seja único, ajudando a identificá-los. Já o inventário periódico verifica a exatidão dos dados de estoque, identificando também possíveis divergências.  

Acompanhe os dados e otimize

Ainda não está dando atenção aos dados gerados pelas vendas? Então, essa é a hora de começar e correr atrás do prejuízo. Os dados são informações muito valiosas para identificar oportunidades de melhoria baseadas em experiências passadas e testes. 

Ao acompanhar indicadores, como o tempo médio de atendimento, taxa de erros e satisfação do cliente, a tomada de decisões se torna mais certeira e otimiza muitas partes do processo.

Por isso, conte com ferramentas para coletar, organizar, analisar e dar uma visualização prática para a sua equipe. Considere, inclusive, um profissional de business intelligence (também chamado de analista de BI) para ficar responsável por essa parte. 

Aposte na tecnologia

Ao longo das boas prática, falamos como é possível considerar o uso da tecnologia. A Qive possui diversas funcionalidades para auxiliar a sua empresa nessa missão. Além do Portal de Fornecedores já citado, conte com a captura de documentos fiscais e Boleto com Notas. 

Sobre a captura de documentos fiscais, a Qive consegue buscar as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ através dos números sequenciais únicos (NSU) faltantes. Ou seja, verificamos todos os NSUs enviadas pela Secretaria da Fazenda, e se identificamos que há NSUs faltantes, recuperamos essas notas, sem que comprometa a evolução da sua consulta.

Se você usa outras ferramentas em outros departamentos, não se preocupe. Sabemos que cada sistema cumpre um papel diferente na operação do seu negócio. Por isso, nossos mecanismos são desenvolvidos para integrar e conviver em harmonia com outras ferramentas.

Não podemos deixar de te falar que a Qive consegue capturar vários tipos de documentos fiscais, como:

• notas fiscais eletrônicas de produtos e serviços (NFe e NFSe).
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe).
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe).
• Cupom Fiscal Eletrônico – Sistema Autenticador e Transmissor (CFe SAT)

Já para o Boleto com Notas, você realiza a conciliação de documentos com muita facilidade e rapidez. Se a sua empresa emite várias notas por dia, essa funcionalidade é ideal, pois realiza todo o processo de forma automática, eliminando a necessidade de controle manual e garantindo a transparência de cada transação.

Para entender como a conciliação entre o boleto bancário e notas fiscais funciona com o Boleto com Notas da Qive, considere que a empresa A vende um produto para a empresa B, realizando a emissão de uma NFe (nota fiscal eletrônica). A partir desse momento, a Qive consulta a nota emitida diretamente na Sefaz (Secretaria da Fazenda) e disponibilizando-a rapidamente na plataforma. 

Em paralelo a isso, a empresa A emite um boleto, e ao ativar a consulta do documento, a Qive captura o documento e envia para a plataforma, associando à qual nota pertence o boleto. Essa automação é simples assim. 

Contando com a plataforma da Qive, há várias funcionalidades e benefícios específicos, como:

• Economia do tempo que seria gasto correndo atrás dos fornecedores;
• Eliminação de erros e inconsistências nos pagamentos, e assim garantir apenas o pagamento dos valores corretos;
• Validação de autenticidade do documento, minimizando risco de pagamento de boleto fraudulentos;
• Emissão de comprovantes e vinculação aos registros de rastreabilidade, permitindo consultas futuras;
• Parametrização de processos e automação direto na plataforma;
• Recebimento automático dos boletos sem depender de fornecedores ou recebimento por e-mail.

Entendeu como uma ferramenta de gerenciamento fiscal funciona e como ela consegue auxiliar a sua empresa? Investir na gestão de boletos reflete no investimento da saúde financeira do seu negócio. Por isso, considere contar com tecnologias como essas para evitar percalços.  
E então, pronto para colocar o plano de melhorar a Gestão de Pedidos da sua empresa em ação? Conte com a Qive para facilitar ainda mais esse processo — experimente grátis essas e outras funcionalidades já.